آشنایی با خاصیت mail merge در آفیس ورد
به همه معاونین و همکاران علاقمند به کامپیوتر توصیه می کنم این مطلب رو بخونند.
شاید شما هم بارها خواسته باشید برای تعداد زیادی از دانش آموزان تقدیرنامه هایی بنویسید که حاوی اطلاعات زیادی باشد مثلاً نام و نام خانوادگی ، کلاس و شعبه، معدل ، رتبه و ....
یا مثلاً برای اولیای دانش آموزان دعوت نامه بنویسید و .....
می دانید که نوشتن تعداد زیادی سند (مثلاً تقدیرنامه) که حاوی اطلاعات زیادی باشد به صورت کامپیوتری با وجود زیبایی ، بسیار وقت گیر است. اما با استفاده از خاصیت mail merge در برنامه word می توانید صدها سند مثل تقدیرنامه یا ابلاغ و ... با هر تعداد متغیر ( مثل نام و نام خانوادگی ، کلاس و شعبه، معدل ، رتبه و .... ) به صورت زیبا و کامپیوتری نوشته و چاپ کنید، از لیست گیرندگان آنها لیست بگیرید و حتی برایشان ایمیل کنید
1- ابتدا در اکسل لیستی از کلیه متغیرها بنویسید. حتماً در ردیف اول عنوان ها را دقیق بنویسید. مثلاً نام و نام خانوادگی ، کلاس و شعبه، معدل ، رتبه و .... و آن را ذخیره کنید.
2- برنامه word را باز کنید و متن خود را به صورت دلخواه و زیبا تایپ کنید.
3- در هر قسمتی که می خواهید متغیری قرار دهید مثلاً جلوی نام دانش آموز کلیک کرده و به tab تب، mailing بروید و گزینه select recipients و سپس use existing list را انتخاب کنید.
4- فایل اکسل ذخیره شده را انتخاب کنید و پیامی را که sheet حاوی اطلاعات را می پرسد و معمولاً sheet اول است تأیید کنید.
5- سپس در همان تب mailing، گزینه insert merge field را انتخاب کنید این گزینه حاوی کلیه عناوین فایل اکسل مثل نام و نام خانوادگی و ... است. عنوان مدنظر خود را انتخاب می کنیم.
6- بعد از آن گزینه review results را برای نمایش متغیرها بزنید. اینک ردیف 5 را برای سایر عنوانهای دیگر تکرار کنید مثلاً با رفتن به محل قرار گرفتن رتبه دانش آموز و و انتخاب عنوان رتبه از گزینه insert merge field و سایر متغیرهای دیگر فایل خود را تکمیل کرده و با زدن شکل next و back از سمت راست منوی تب می توانید اسامی دانش آموزان و رتبه و سایر مشخصات را مرور و کنترل نمایید.
7- حال برای چاپ این فایلها کافیست گزینه آخر این تب یعنی finish & merge و print documents را انتخاب کرده پس از تأیید برای تمام افراد لیستتان یک یا چند برگه (تقدیرنامه) چاپ کنید و نگران اشتباه و تکراری بودن و ... نباشید.
http://darya-it.mihanblog.com/
فیلم آموزشی